Hóa đơn đỏ là loại hóa đơn rất quen thuộc trong các giao dịch mua bán, nhất là với những người làm kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu được bản chất cùng vai trò của hóa đơn đỏ. Bên cạnh việc tìm hiểu về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp,… kế toán nên trau dồi một số điểm quan trọng về hóa đơn đỏ bởi đây sẽ là những thông tin hữu ích phục vụ công việc của mình. Tổng hợp những điều cần biết về hóa đơn đỏ sẽ được gửi đến quý bạn đọc thông qua bài viết sau đây.
1. Những yêu cầu đối với hóa đơn đỏ
Mỗi doanh nghiệp khi phát sinh giao dịch thì cần phải đặt in hóa đơn đỏ theo đúng quy định, việc này cần phải được chi cục thuế quản lý cho phép mới có thể liên hệ với các nhà in hóa đơn theo yêu cầu.
Ngoài ra, các cơ sở in hóa đơn đỏ cần phải được cấp giấy phép hoạt động để tránh tình trạng giả mạo, làm việc không có giấy phép.
Trên hóa đơn đỏ cần ghi rõ những thông tin của bên bán hàng bao gồm: Tên doanh nghiệp, tên người bán, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại liên hệ,…
Người mua hàng hóa, dịch vụ cần có hóa đơn đỏ để thanh toán tại đơn vị, công ty của họ. Người bán khi xuất hóa đơn đỏ là cách thức để ghi nhận doanh thu bán hàng của mình, đầu ra của bên bán sẽ là đầu vào của bên mua.
Những giá trị được thể hiện trên hóa đơn đỏ bao gồm: giá trị hàng hóa chưa có thuế GTGT, phần thuế suất và tiền thuế GTGT được khấu trừ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn đỏ để hạch toán sổ sách, theo dõi giá trị của hàng hóa, công nợ, tiền thuế GTGT được khấu trừ.
2. Cách viết hóa đơn đỏ
2.1. Ngày, tháng, năm trên hóa đơn đỏ
Ngày lập hóa đơn đối với bên bán: là thời điểm mà người bán chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không bao gồm đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập đối với người cung cấp dịch vụ: là ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ cho người sử dụng dịch vụ. Nếu là cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì ngày lập hóa đơn đỏ là ngày thu tiền. Trên hóa đơn đỏ không bắt buộc phải có đơn vị tính đối với trường hợp kinh doanh các dịch vụ cung cấp đến người dùng.
2.2. Cách viết thông tin người mua hàng
Thông tin người mua hàng cần được ghi rõ ràng trên hóa đơn đỏ bao gồm: Họ, tên người mua hàng; Tên đơn vị, cơ quan; Mã số thuế; Địa chỉ; Hình thức thanh toán.
2.3. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra
Cột thứ tự: Kế toán ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua đã mua.
Cột tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng mà bên bán sẽ bán ra (mã hàng hóa, tên hàng hóa).
Đơn vị tính: Cần được ghi rõ đơn vị tính ví dụ như chiếc, cái, kg,…
Số lượng: Ghi chi tiết số lượng bán ra.
Đơn giá: Kế toán ghi đơn giá của đơn vị hàng hóa chưa có VAT.
Thành tiền: Ghi số tiền mà người mua cần phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng hàng hóa đó.
2.4. Cách viết phần tổng cộng
Cộng tiền hàng: Ghi tổng số tiền hàng ở cột thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: Tính tổng của cột cộng tiền hàng và tiền thuế VAT.
Số tiền ghi bằng chữ: Viết rõ ràng, đầy đủ số tiền bằng chữ.
Lưu ý: Khi ghi số tiền, kế toán phải ghi chính xác, không được ghi làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn đỏ. Đơn vị của tiền ghi trên hóa đơn đỏ chính là Việt Nam đồng.
Hướng dẫn sửa lỗi không in được tờ khai trên ứng dụng đọc tờ khai XML
3. Một số lưu ý khi viết hóa đơn đỏ
Ghi rõ về giá bán hàng hóa sản phẩm khi chưa có thuế GTGT, các phí phụ thu và phí ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT và tổng giá tiền thanh toán khi đã có thuế.
Quy định về kích thước con dấu tròn cho những tổ chức kinh tế
Đảm bảo ghi đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế khi có phát sinh. Hóa đơn đỏ không được tẩy xóa hay sửa chữa nội dung, các con số.
Chữ viết, chữ số cần được ghi mạch lạc, liên tục, không tẩy xóa, không ghi đè lên nhau.
Hóa đơn đỏ được lập thành nhiều liên khác nhau, nội dung lập trên hóa đơn đỏ cần phải được thống nhất trên những liên hóa đơn có cùng một số.
